深圳市观鸟协会记录数据库由深圳市观鸟协会调查记录部负责设计及维护,用于收集、整理鸟友提供的观鸟记录。主要目的在于实时记录深圳鸟况,并为使用者提供其他地区数据的整理范本,并且使用者可以方便地将数据转帖到全国记录中心。
记录数据库分为"深圳本地"和"深圳以外地区"两个观鸟记录数据库,可根据记录地点选择进入。
对于有组织的调查活动如同步水鸟调查项目,在有多人参加的情况下,由每个调查点的负责人提交;其他多人参与的观察活动,通常由领队或商议后指定一人提交记录,以免重复计算。提交记录时注明参加该次活动的人员名单。
记录库实时更新观鸟会深圳记录总表,并在深圳市观鸟协会首页的鸟况报告中实时更新。对于新增记录,由调查记录部审核员负责审核,通常要求以图片记录为依据。每年一月左右,观鸟会在会员年度聚会上发布上一年度协会新增记录总表。
从2005年度开始,深圳市观鸟协会根据数据库的记录,定期制作观鸟报告,并将数据提交给“中国观鸟年报”工作组。已经出版的有《深圳观鸟年报2004-2008》,并已经于2010年初邮寄给各地观鸟组织以供参考。
提交到记录数据库的记录默认为深圳市观鸟协会和作者版权所有,其他任何单位、个人需要使用其中数据,都需获得深圳市观鸟协会及作者本人认可,并注明出处。
深圳市观鸟协会还从保护区管理局及香港观鸟会取得了过去10年在深圳的观鸟记录,并将逐步整理这部分的历史数据。由于以往大部分记录为英文或拉丁文名称记录,并且记录格式经历数次变化,还需假以时日才能完成。